Nhân viên văn thư đóng vai trò là người hỗ trợ cho các phòng ban trong một công ty. Họ thực hiện một loạt các nhiệm vụ và xử lý phần lớn các giấy tờ đi vào một doanh nghiệp. Nhân viên văn thư trong văn phòng trả lời điện thoại và chào khách. Họ xử lý giấy tờ và nộp các tài liệu cần thiết vào đúng vị trí.
Lễ tân và nhiệm vụ lễ tân
Nhiều văn phòng có nhân viên tiếp tân và trợ lý trả lời điện thoại và sàng lọc các cuộc gọi đến. Họ phải biết thông tin về công ty để trả lời các câu hỏi đến. Họ định tuyến các cuộc gọi và nhận tin nhắn khi nhân viên không có mặt. Nhiều công ty nhận được số lượng lớn các cuộc gọi điện thoại, và nhân viên tiếp tân phải có khả năng xử lý chúng đúng cách và hiệu quả. Nhân viên tại quầy lễ tân chào đón tất cả du khách, đồng nghiệp và khách hàng đến thăm công ty. Họ sàng lọc và phải xác định ngay loại truy cập mà khách truy cập sẽ yêu cầu. Họ có trách nhiệm liên hệ với an ninh khi một khách truy cập phải được hộ tống khỏi tòa nhà.Một số nhân viên duy trì nhật ký cuộc hẹn với thông tin về những người mong đợi vào thời điểm cụ thể và nơi gửi chúng.
$config[code] not foundXử lý giấy tờ
Các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ khác nhau tùy thuộc vào bản chất của công ty. Trong cài đặt y tế, hồ sơ phải được tạo, cập nhật và nộp; thông tin thanh toán phải được lấy; và giấy tờ công ty bảo hiểm điền và nộp. Trong một văn phòng pháp lý, việc chuẩn bị tài liệu cho các luật sư có thể là cần thiết; một số luật sư có thể chỉ đạo nhân viên văn phòng tiến hành nghiên cứu sử dụng các tạp chí pháp lý. Trong một tổ chức giáo dục, nhân viên văn phòng có thể phải cập nhật hồ sơ của sinh viên và theo dõi lịch học. Một số nhân viên có thể phải cập nhật thông tin bảng lương và thanh toán hóa đơn. Các nhân viên khác có thể phải nhập hóa đơn, đơn đặt hàng và tài liệu kế toán khác vào hệ thống máy tính. Nộp hồ sơ và quét giấy tờ là các chức năng văn phòng phổ biến khác. Nhân viên văn thư cũng xử lý thư đến và đi.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingPhối hợp và lên lịch
Một số nhân viên văn phòng phục vụ như là hỗ trợ cho lãnh đạo công ty. Những nhân viên này điều phối các cuộc gọi hội nghị và có thể làm giám sát viên cho các nhân viên văn phòng khác. Họ có thể xem lại các bản ghi nhớ, thư và các thư từ khác để ưu tiên. Họ chuẩn bị chương trình nghị sự cho các cuộc họp sắp tới và sao chép bất kỳ thông tin cần thiết nào từ các cuộc họp và cuộc gọi hội nghị. Họ đọc chính tả trên các chữ cái và bản ghi nhớ và sắp xếp tất cả các giấy tờ cần thiết trong các tập tin. Họ lên lịch và phối hợp bất kỳ sắp xếp du lịch nào để quản lý và có thể đặt khách sạn, cho thuê xe hơi và nhà hàng.
Thiết bị văn phòng
Nhân viên văn phòng thường quản lý vật tư văn phòng trong phòng chứng khoán của công ty. Họ có thể phải đặt mua giấy, hộp mực máy in, bút, bút chì, giấy ghi nhớ, tô sáng, phong bì, giấy tiêu đề và các vật tư khác cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Họ gọi các công ty bảo trì để kiểm tra máy fax và máy in khi cần thiết. Việc mua thiết bị văn phòng mới và lắp đặt thường là trách nhiệm của một người nào đó trong văn phòng.
Thông tin lương năm 2016 cho Thư ký và Trợ lý hành chính
Thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 38.730 đô la trong năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, các thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là 30.500 đô la, nghĩa là 75% kiếm được nhiều hơn số tiền này. Mức lương phần trăm thứ 75 là 48.680 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 3.990.400 người đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ làm thư ký và trợ lý hành chính.
