Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ tóm tắt

Một trong những trách nhiệm của các nhân viên làm việc ở nhiều cấp chính quyền là viết các bản ghi nhớ cho các nhà hoạch định chính sách, những người sử dụng các bản ghi nhớ để giáo dục về các vấn đề và hướng dẫn họ xây dựng các giao thức, thủ tục và luật pháp. Một bản ghi nhớ tóm tắt là một bản tóm tắt ngắn gọn về một vấn đề hoặc trường hợp đưa ra lời kêu gọi hành động cho người đọc. Một bản ghi nhớ thành công thuyết phục người đọc hành động bằng cách cung cấp bằng chứng cụ thể dễ hiểu và đánh giá.

$config[code] not found

Bắt đầu ghi nhớ bằng cách viết "Tới:" và "Từ:" Chèn tên của người gửi và người nhận sau dấu hai chấm. Trên dòng tiếp theo, viết ngày mà bạn đã viết bản ghi nhớ. Kết thúc phần này bằng cách viết "Chủ đề:" tiếp theo là chủ đề mà bản ghi nhớ tham khảo.

Chỉ định hành động mà bạn muốn người đọc thực hiện trong câu hoặc đoạn đầu tiên của bản ghi nhớ.

Duy trì sự chú ý của người đọc bằng cách sử dụng các đoạn văn ngắn gọn, ngắn gọn không quá 5 câu. Khi nêu lý do để thực hiện hành động, hãy liệt kê từng lý do trong một đoạn riêng biệt.

Sử dụng bằng chứng thực nghiệm để thuyết phục người đọc về sự cần thiết của quá trình hành động được đề xuất. Ví dụ: trích dẫn số liệu thống kê nhà ở thu nhập thấp khi tìm kiếm thay đổi trong chính sách phân vùng nhất định. Tránh khái quát hóa mà bạn không thể hỗ trợ với sự thật.

Phác thảo các khóa học thay thế của hành động hoặc chính sách, mô tả các ưu điểm và nhược điểm của mỗi.

Tránh các biểu thức dài dòng hoặc chính thức không cần thiết, ví dụ "theo thảo luận của chúng tôi" và biệt ngữ kỹ thuật khi bạn trích dẫn các sự kiện và số liệu. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp mà bất kỳ người đọc có thể hiểu.

Sử dụng giọng nói chủ động, trái ngược với thụ động, trong suốt bản ghi nhớ để khuyến khích hành động. Nếu bạn biết rõ về người nhận bản ghi nhớ, hãy sử dụng các đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất như "Tôi" và "chúng tôi", bởi vì mọi người có nhiều khả năng làm điều gì đó cho những người mà họ cảm thấy họ biết. Nhấn mạnh các kết nối cá nhân như vậy hơn nữa bằng cách sử dụng các cơn co thắt, chẳng hạn như "Tôi".

Lặp lại sự cần thiết cho hành động ở cuối bản ghi nhớ. Hãy chắc chắn để cho biết nếu có thời hạn hành động phải được đáp ứng.